Top 5 sobre excel

Cuando se trata de crear plantillas por medio de Excel nos convertimos en exploradores de una nueva herramienta ya que nunca la utilizamos, nos perdemos en los pequeños detalles y nos atoramos decidiendo utilizar aquellas complejas plantillas de Word con el motivo de no querer lidiar con Excel. Lo que en realidad deberíamos de hacer es tomarnos un tiempo para investigar aquella plataforma que nos brinda mucho más de lo que creemos.

A continuación se mostrarán algunas herramientas que van a beneficiar tu estadía en Excelente para múltiples plantillas que necesites:

1. Organización Alfabética

•Muchas de nuestras plantillas tienen los datos de determinados nombres de personas o productos, para ello necesitamos una herramienta que lo organice automáticamente. Lo primero de debemos de hacer es seleccionar la columna que queremos organizar, después en las opciones que nos brinda la parte superior de "inicio", en donde nos encontramos la herramienta "Ordenar y filtrar" a la cual nos vamos a dirigir tal y como lo indica la imagen.

 •Después de haber dado clic en "Ordenar y filtrar" escogemos la opción de "Ordenar de A a Z", en donde nos aparecerá un aviso de advertencia antes de ordenar en donde le daremos clic a la bolita de " Continuar con la selección actual " y después a la parte de A bajo que dice "Ordenar.

•Cuando ya le dieras a la opción de Ordenar que confirma la acción, podrás observar en tu plantilla que se organizó automáticamente en el orden del abecedario y te ahorraste en tener que realizar tú solo los nombres en orden alfabético.

2. Promedios

• Al tener ciertos datos en nuestras plantillas necesitamos urgentemente encontrar el promedio sobre algo, lo que no sabemos es que Excel ya tiene esta opción automáticamente. Lo que debemos de hacer en un primer momento es seleccionar la columna en donde están los valores que queremos promediar teniendo en cuenta que se debe seleccionar una casilla vacía de más para que allí nos aparezca el resultado; en este caso serán las edades.

• Después nos dirigimos a la opción de inicio donde nos dice "Ordenar y filtrar" a la cual le hacemos clic y nos aparece en una de las categorías "promedio" donde nos dirigimos y le damos clic.

•Por último al darle clic a "promedio" nos aparece automáticamente en el último cajón vacío que seleccionamos el promedio de las edades de nuestra tabla.

3. Proteger o bloquear información de una columna.

-Hay confidencialidad que queremos mantener cuando compartimos las plantillas con otras personas ya que no queremos que modifiquen lo que tenemos en ella, un ejemplo claro sonnlas cuentas de empresarios e incluso las notas académicas de los profesores que desean  compartirlos con sus alumnos. Para ello excel tiene la opción de proteger una columna en específico o toda la hoja de trabajo, en el siguiente ejemplo se realizará con una sola columna.

•Lo primero que debemos de hacer es seleccionar la columna completa de información, después nos dirigimos a la parte superior de excel en donde dice "Revisar" y le damos clic en donde nos aparecerá "proteger hoja".

•Al dar clic en " proteger hoja" nos aparecerá un aviso donde nos piden confirmar con un chulo dando clic en "proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas" y a bajo de esto nos piden una contraseña que nosotros debemos de dar para que se proteja la información y cuando alguien intente modificarlo no podrá ya que les pide la contraseña que pusimos.

•Al darle "aceptar" a la acción nos aparece un nuevo aviso de confirmación y precaución donde debemos volver a colocar la contraseña y ahora sí al dar clic en aceptar se finaliza la acción.

• Finalizada la acción, confirmaremos que se protegió la hoja intentando darle clic en una casilla para modificar algo, inmediatamente nos aparecerá un aviso de excel que comunica que la hoja se encuentra protegida, y al haber sido nosotros mismo quienes pusieron la contraseña nos remite a querer desproteger la columna para poder modificar.

•Para desproteger la hoja volvemos a seleccionar la columna, nos dirigimos a la parte superior de "Revisar" para continuar con "Desproteger hoja"  en donde nos pide la contraseña que pusimos anteriormente y aceptar para que la hoja se pueda modificar de nuevo y así continuamos con nuestra plantilla.

4. Organizar decimales de un resultado

Calculando muchos de nuestros datos importantes en las plantillas necesitamos determinamos resultamos que muchas veces serán de forma decimal, la cuestión está en que podemos hacer la elección de cuántos decimales queremos que aparezcan en nuestro resultado.

•Lo primero que debemos hacer es estar en la casilla en donde se encuentra el resultado y dar clic derecho en donde aparecerán varias opciones, de las cuales nos dirigimos a "Formato de celdas" 

•En esto nos aparece en formato de celda en donde en la parte "categoría" nos dirigimos a "número"  en la cual aparece"posiciones decimales" y nos encargaremos de poner la cantidad de decimales que aparecerán según nuestro gusto y le damos en aceptar.

• Por último nos aparecerá en la casilla donde al principio aparecían varios decimales, ahora aparece la cantidad que seleccionamos y es según nuestra necesidad.

5. Crear gráfico de una información

La necesidad de una representación gráfica en nuestra cuentas e información muchas veces es esencial para tener de una manera más clara la visualización de nuestros porcentajes y que de cierta manera ayudan a tener todo más controlado.

•Lo primero que debemos de hacer es seleccionar la o las columnas en donde aparece la información que deseamos representar, una vez seleccionada debemos buscar en la parte superior de nuestro teclado el botón que dice "F11" y automáticamente nos remite a otra hoja de excel del mismo documento en donde aparece la gráfica ya elaborada.

•Estando ya en la gráfica podemos verificarlo en la parte inferior de la pantalla donde dice "gráfico 2" y al lado "hoja1" donde aparece nuestra tabla y toda la información que hemos creado.

•Por último en nuestra gráfica podemos escoger otro tipo de diseños o modificarla en la parte superior de la hija en donde está o darle clic derecho y te aparecerán opciones de cambio.

Nota: Este top 5 será útil en muchas ocasiones de tu día a día laboral.